Wanneer we een boodschap overbrengen, doen we dat vaak in een 'onbewust bekwame' modus. We vliegen er intuïtief meteen in en wanneer de boodschap landt en de gewenste feedback levert, zijn we tevreden. Wanneer de boodschap niet landt en niet de gewenste feedback levert, geven we graag de schuld aan degene die het niet "begrepen" heeft.
Of het nu gaat over een mail, een telefoongesprek, een online vergadering, een live vergadering, een presentatie of een workshop, de volgende zes stappen kunnen dienen als inspiratie om doeltreffend te communiceren. Ze bevatten slechts enkele ideeën uit een hele waaier van mogelijkheden die ik tijdens een 1-dags workshops graag met u deel:
1. Het doel:
Maak elke seconde relevant voor de deelnemers en geef hen het gevoel dat er zeker iets voor hen bij zit.
"Ik ben blij dat jullie tijd gemaakt hebben om deze meeting bij te wonen. Het toont dat het voor jullie belangrijk is dat we hier naar de volgende fase kunnen schakelen. Aan wat gaan jullie zien en voelen dat dit een goede tijdsbesteding is geweest voor jullie?"
2. Je rol:
In communicatie kan je de spreker of de luisteraar zijn. Als spreker kan je gids zijn, of trainer of coach of inspirator. Je kan ook moderator zijn of facilitator. Welke rol lijkt jou het meest geschikt voor de gelegenheid en geef je dat mee met de anderen?
"Ik neem in deze meeting/communicatie de rol op van ..... . Jullie kunnen en mogen dus ...."
3. Wat is belangrijk:
Wil je dat mensen vooral kennis op doen, kennis delen, actief met elkaar aan de slag gaan, respectvol met elkaar omgaan, op een veilige manier overleggen, .... ? Geef dat mee aan het begin van de 'communicatie'
"Ik stel voor dat ik van wal steek met het eerste agendapunt en dat we de vragen en feedback nadien inlassen. Er is een moment van co-creatie na de eerste pauze. Weet verder dat alles wat hier overlegd wordt en als feedback gegeven wordt veilig zit, ..."
4. Hoe ga je te werk:
"Death by PowerPoint" is ons allen gekend. Welke middelen ga je inzetten en is iedereen hiervan op de hoogte? Welke middelen kunnen de deelnemers aan de 'communicatie' gebruiken en weten ze dat?
Na afloop krijgen jullie de link naar de documentatie. Ik ga hier vooral de flip chart gebruiken. De Post-it notes op tafel gebruiken jullie straks voor .... Jullie mogen jullie smartphones bij de hand houden voor een interactief spelletje later in de meeting, ...."
5. Wat wil je zien gebeuren:
Het helpt wanneer mensen zich op het gemak voelen. Wees duidelijk wat er allemaal kan en mag in het proces. Stimuleer de gewenste acties waar en wanneer je dat relevant of nodig lijkt.
"Bedien je tijdens de meeting gerust van koffie of water. Heb je een dringende call, wil je die dan in de gang afwerken? Onderbreek gerust wanneer iets niet duidelijk is en als je feedback geeft, doe dat respectvol. ...."
6. Kies de geschikte omgeving en het geschikte moment:
Heb je echt tafels nodig, of kan iedereen gewoon in een halve/volle cirkel gaan zitten op een stoel. Moet je echt binnen vergaderen, wanneer het buiten prachtig weer is? Is e-mail de meest geschikte 'omgeving' om te communiceren? Concentreer je kennisoverdracht beter in de voormiddag?
"Ik heb bewust gekozen voor de opstelling zoals ze hier is. Het laat jullie toe om beter met elkaar samen te werken. In het eerste uur gaan we vooral theorie zien en dan gaan we buiten enkele praktische oefeningen doen. Voelt iedereen zich daar comfortabel bij?"
Tijdens mijn workshops over en rond communicatie belichten we vanzelfsprekend meer scenario's en insteken. Neem zeker contact als je binnenkort ook nog eens met een voldaan gevoel één van de volgende uitspraken wil doen!
Alweer een inspirerende dag met de Supplier of Optimism. Thanks!"
"Inspirerende workshop die een grote meerwaarde gaat zijn in professionele en privé sfeer. Great Job"
"Zeer aangename en leerrijke sessie"
"Inspirerende, leuke en interessante dag beleefd"
"Training to the point, met veel hands-on en tips en tricks. Trainer weet héél goed waarover hij praat. Een echte aanrader!"
"Een hoge score voor deze leuke en interessante training"
Zonnige dag met veel om te laten bezinken"